Oryantasyon ve onboarding, yeni çalışanların işlerine uyum sağlamalarına yardımcı olma süreçlerinde önemli rol oynar. İki kavram arasındaki farkları şu şekilde belirtebiliriz:
- Oryantasyon: Oryantasyon, genellikle kısa süreli bir süreçtir ve yeni çalışanların iş yerini ve çalışma ortamını tanımalarına yardımcı olur. Bu süreçte genellikle işletme politikaları, temel iş yerindeki kurallar ve beklentiler hakkında bilgi verilir.
- Onboarding: Onboarding ise daha kapsamlı bir süreçtir. Yeni çalışanların sadece iş yeri hakkında bilgi edinmelerine değil, aynı zamanda organizasyonun kültürünü, değerlerini, iş süreçlerini ve ekip dinamiklerini anlamalarına odaklanır. Onboarding süreci, çalışanın uzun vadeli başarısı için gerekli olan bilgi, beceri ve destek çerçevesini oluşturmayı amaçlar. Ve her iki konu da İK’nın alanına girer, diğer departmanlardan destek isteyebilirler.
Bu farklılıklar göz önüne alındığında, oryantasyon daha genel ve kısa süreli bir tanıtım niteliği taşırken, onboarding süreci daha derinlemesine ve uzun vadeli bir etkileşim sağlar. Bu nedenle, her iki sürecin de yeni çalışanların başarılı bir entegrasyonu için birlikte planlanması önemlidir.
Adaptasyon sürecinizden bahsediyorum. Şirketin teknik, temel konularına bir aşinalık durumu oluşması aslında. İlk hafta yeni insanlarla, organizasyon şeması ile, lokasyonlar, iletişim kanalları, kritik önem taşıyan konularla başlıyor. İş bilginiz, kalite algınız, müşteriyi ihtiyaçlarına odaklanmanız, iletişim farklılaştırmadaki gücünüzü keşfetmeleri için biraz zamana ihtiyacınız olacak.
Onboarding sürecinde takımınızla tanışmak için şu adımları izleyebilirsiniz:
- Bireysel Tanışma: Her bir takım üyesiyle bireysel olarak tanışın. Kısa bir sohbetle birlikte, iş geçmişi, ilgi alanları ve beklentileri hakkında bilgi alabilirsiniz.
- Ekip Toplantılarına Katılma: İlk toplantılarda aktif bir şekilde katılım gösterin. Sizi tanıtacak bir sunum yapabilir veya hedefleriniz hakkında bilgi verebilirsiniz.
- Mentorluk Programı: Eğer varsa, mentorluk programından faydalanarak daha deneyimli bir çalışanla iletişime geçerek ekip dinamikleri ve iş süreçleri hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
- Sosyal Etkinliklere Katılma: Takımınızın düzenlediği sosyal etkinliklere katılarak takımınızı daha samimi bir ortamda tanıyabilirsiniz.
- Günlük İletişim: Günlük çalışma sürecinde takımınızla sık sık iletişim halinde olun. Bu, hem işbirliği kültürünü benimsemenize yardımcı olacak hem de takımınızla daha yakın ilişkiler kurmanıza imkan sağlayacaktır.
Başladığınız yeni işle ilgili olarak aşağıdaki konular hakkında bilgi almak istiyorsunuz diyelim. Gideceğiniz yer İnsan Kaynakları Departmanı. Oryantasyon süreci önceden tanımlanmış, ilk gün deneyiminiz için hediye paketiniz, masanız-bilgisayarınız ve hatta buddy ataması yapılmış olabilir, bazı şirketlerde önden bir kılavuz gönderilir, hangi kat, hangi lokasyon, kullanılan araçlar vb. bilgilerin yer aldığı bu doküman sayesinde yolunuzu kaybetmiş hissetmezsiniz. O zaman işler daha kolay oluyor. Diyelim ki bunlar yok, o halde aşağıdaki başlıklar oryantasyon döneminizde size yardımcı olabilir.
- Şirket politikaları ve prosedürleri
- Eğitim ve gelişim fırsatları
- İş arkadaşları ve birimler arası iletişim
- Performans değerlendirmesi süreci
- İş yerindeki önemli kaynaklar ve sistemler
Oryantasyon haftası biraz kalabalık, yoğun, stresli, heyecanlı, macera dolu olabilir. Bir defasında kargoya gitmek için ofisten -7. kata inmek için çıkıp, otoparkların labirentinde kaybolmuştum. Ve bilin bakalım beni kim kurtardı? CEO. Bu olayla birlikte CEO ile yüzyüze tanışma fırsatı da bulmuştum, 15 yıl önceden bahsediyorum, siz bana bakmayın.
Onboarding sürecinde iletişimi yönetmek için İK’cılar ne yapabilir, aşağıdaki stratejileri uygulayabilirsiniz:
- Açık İletişim: Yeni çalışanları sürece dahil ederken, açık ve net iletişim kurmaya özen gösterin. Beklentileri, rol ve sorumlulukları net bir şekilde ifade edin.
- Sık İletişim: Yeni çalışanla sık sık iletişimde olun ve ilerleme hakkında geri bildirimde bulunun. Bu, uyum sürecinde her iki tarafın da memnuniyetini artırır.
- Mentorluk: Yeni çalışana bir mentor atayarak onların sürece daha kolay adapte olmalarını sağlayın. Mentorluk programları, bilgi paylaşımı ve destek açısından oldukça etkilidir(Buddy uygulaması da sıklıkla karşımıza çıkar, oryantasyon haftası ve ayı boyunca yeni çalışanın yanında organizaysondan bir kişi konumlandırılır).
- Duyarlılık: Yeni çalışanın ihtiyaçlarına anlayışla yaklaşın. Uyum sürecinde sorularını yanıtlayın ve gerektiğinde ekstra eğitim veya desteği sağlayın(Büyüklüğüne ve İK departmanının etkinliğine bağlı olarak uygulamaların değiştiğini görüyoruz, bazı şirketlerde oryantasyon eğitimleri gün boyu sürer, acil durum planları, satın alma süreçleri, kullanılacak programlar vb. konular detaylı şekilde aktarılır).
- Geribildirim: Yeni çalışanlardan sürekli geribildirim alın ve kısa aralıklarla performans ve uyumları hakkında değerlendirmeler yapın. Bu, gerekli düzeltmelerin zamanında yapılmasını sağlar(2. ayın sonunda İK çalışanlarla birebir görüşme organize edebilir).
Bu stratejileri uygulayarak, yeni çalışanların işe adapte olmalarını destekleyebilir ve verimliliklerini artırabilirsiniz. VR gözlüklerle yapılan oryantasyon toplantıları, otelde yapılan oryantasyonlar, yerini pandemi sonrası bilgisayar başında olan oryantasyon programlarına bırakmış olabilir. Ama durmak yok, işinizde ilk gününüz başladı.
BU İŞ YERİNDE YENİYİM, ÖĞRENİYORUM.
Ve her şeyi bilmeniz mümkün değil, “bilmiyorum” diyerek başlayabilirsiniz. Sonrası gelecek, her seferinde bir adım atacaksınız,
Anlamadığınızda söyleyin,
Bazı şeyleri unutmanız normal, not alın, yazın, çizin, hatırlatıcı kullanın, kendi yolunuzu bulmak zaman alır,
Kısaltmaların ne anlama geldiğini sorun,
Hata yapabilirsiniz,
Bazı günleriniz sakin geçebilir,
Konuşmak, gülmek ve şaka yapmak için gürültülü günleriniz olabilir,
Kulaklığınızı takıp, odaklanabilirsiniz,
Konsantre olmak için başka bir yerde çalışabilirsiniz,
Çok meşgul olduğunuzda ‘şu anda cevap vermem mümkün değil’ deyin,
Toplantılarda yeni bir bakış açısı sunmayı deneyin,
Başkalarının çalışmaları hakkında geri bildirimde bulunun,
Çalışmanız hakkında geri bildirim isteyin,
E-postalarınızı mesai saatleri dışında kontrol etmeyin
Kendinizi hasta hissettiğinizde evde kalın,
Rahat olmadığınız şeylere meydan okuyun.
Hepimizin ilk iş günü oldu hatta bazılarımızın daha çok.
Kariyerinizde esenlikler dilerim. Birlikte çalışmak isteyenler iletişim formunu doldurarak ulaşabilir.
#welcomeonboard #kariyergeçişi #kariyerdanışmanı #kariyerkoçu #kariyermiti #kariyerplanlama #oryantasyon #onboarding










